基建技术档案按工程项目立卷，从立项到竣工验收要跨越几个年头，具有周期长、范围广、流动性大文件资料交叉使用的特点。为规范和促进我校基建档案工作，推进信息化管理，创造条件建立基建档案数据库，结合我校基建工作的具体情况，特制定本管理条例。

    第一条、基建技术档案的收集范围：从该工程项目的计划到工程竣工结算，所有涉及此工程的基建文件、资料、图纸、工程照片、录像等均属此列。收集的档案资料力求达到完整、准确、系统。

    第二条、为保证资料的完备，拿到第一手资料的人员要审核资料的完整性，如：文件的附件、批复 施工图、初步设计的出图章及负责人的印章等。拿到的文件应立即把原件交档案员保管，复印件备用，以防丢失。如工作中须用原件，则应在复印件上注明原件的去向，如原件一时不能上交，则应把复印件交档案员。

    第三条、借用资料必须办理登记手续，注意保管，及时归还。档案资料如外借须经本部门领导同意并约定归还日期，原件一般不外借。

    第四条、档案员要加强与施工单位资料员的沟通，负责督促工程管理人员上交相关资料，负责各类资料的收集、把关与整理工作。

    第五条、工程管理人员负责督促施工单位提交竣工资料，并审核竣工资料的完整性，且督促做好竣工会议纪要及监理总结。

    第六条、工程管理人员在工程竣工验收之日起的一个月内，整理好各自的文件资料，移交资料时须列清单，交接双方签字认可。

    第七条、基建档案立卷以工程项目为单位，在档案员收集、整理的基础上，由校园建设处派员指导 把关，分别按城建档案馆、校档案馆要求，分类编写目录，统一口径向市城建档案馆办理归档手续。

    第八条、根据本部门工作需要，凡是重要和经常使用的文件材料要有副本，并留竣工图等常用资料一套供本部门备查。

    第九条、鉴于一些已交付使用但尚未办理基建资料存档的项目，要制订工作计划，由专人负责，采取有效措施，追补基建资料，切实完成基建档案的补救和存档工作。